A Arpen/GO conversou com Rodrigo Barbosa Oliveira e Silva, conselheiro fiscal da entidade, que esclareceu algumas questões relacionadas às certidões digitais.
Com o avanço da tecnologia, os serviços oferecidos pelos cartórios têm acompanhado essa evolução, visando tornar mais ágil e acessível o acesso à documentação essencial para os cidadãos. Uma das inovações mais significativas nesse contexto é a implementação dos Serviços de Certidões Digitais. Estes permitem que indivíduos solicitem e recebam certidões de nascimento, casamento e óbito de forma online, eliminando a necessidade de deslocamentos físicos aos cartórios e simplificando o processo de obtenção desses documentos.
Além da modernização no processo de solicitação desse tipo de documento, é evidente algumas mudanças nos diferentes aspectos relacionados aos Serviços de Certidões Digitais, desde o seu funcionamento em comparação com o processo tradicional de obtenção de certidões físicas, passando pelos requisitos técnicos e legais para sua validade, até as medidas adotadas para garantir sua segurança e autenticidade, bem como a diferença nos prazos entre a obtenção de certidões digitais e físicas.
Para entender melhor sobre o assunto, a Arpen/GO, conversou com Rodrigo Barbosa Oliveira e Silva, conselheiro fiscal da entidade, que esclareceu como funciona o processo de certidões digitais e os benefícios que o mesmo traz para o cidadão.
Confira a entrevista na íntegra:
- Como funciona o processo de solicitação de certidões digitais em comparação com o processo tradicional de obtenção de certidões físicas?
Rodrigo Barbosa: O sistema de solicitação de certidões digitais hoje é feito pela Central Nacional do Registro Civil, onde o usuário pode fazê-lo de duas formas: fazer o pedido diretamente no site da central do registro civil (registrocivil.org.br) ou comparecer a qualquer serventia de sua escolha e solicitar a certidão do seu assento de escolha. Por exemplo, ele pode solicitar uma certidão aqui em Aparecida de Goiânia-GO de um assento do Maranhão sem precisar utilizar despachantes ou comparecer ao cartório de seu assento.
2. Quais são os requisitos técnicos e legais para que uma certidão digital seja válida e aceita em processos legais ou administrativos?
Rodrigo Barbosa: No Estado de Goiás, as certidões precisam possuir o selo eletrônico do Tribunal de Justiça de Goiás (TJGO), para serem consideradas válidas. Sem esse selo, a certidão não possui validade. Além disso, o documento eletrônico deve conter a assinatura digital feita pela Central de Registro Civil Nacional. Portanto, esses dois requisitos são essenciais.
3. Quais medidas são tomadas para garantir a segurança e autenticidade das certidões digitais emitidas pelo cartório?
Rodrigo Barbosa: Em relação à segurança, todos os documentos eletrônicos possuem instrumentos de rastreio e verificação. Por exemplo, um determinado documento eletrônico pode conter um QR code que, quando lido, verifica sua autenticidade. Além disso, pode-se utilizar identificação numérica, como um código hash, ou um selo eletrônico, no caso do Estado de Goiás.
4. Como é feita a verificação da identidade do solicitante ao requisitar uma certidão digital? Quais são os procedimentos adotados para evitar fraudes ou solicitações indevidas?
Rodrigo Barbosa: As certidões digitais e físicas possuem efeitos similares em termos de conteúdo, validade e eficácia. No entanto, a forma de obtê-las é diferente. Enquanto a certidão física é emitida através do comparecimento ao cartório ou solicitação por telefone ou WhatsApp, a certidão digital possui requisitos eletrônicos, sendo emitida pela Central de Registro Civil Nacional. Portanto, apenas por esses dois meios as certidões do registro civil são consideradas válidas.
5. Quais são os benefícios mais evidentes que a implementação dos serviços de certidões digitais trouxe para os cidadãos e para o próprio cartório?
Rodrigo Barbosa: As certidões eletrônicas ou digitais facilitaram muito a vida do usuário. Anteriormente, era necessário dirigir-se aos cartórios para obter uma certidão. Com a adoção das certidões digitais e das centrais de serviços públicos, isso não é mais necessário. Agora, o usuário pode fazer o pedido diretamente nas centrais ou no cartório de sua residência, informando onde está sua certidão. O cartório faz o pedido para ela, e ela recolhe os emolumentos aplicáveis.
6. Em termos de prazos, qual é a diferença entre a obtenção de certidões digitais e físicas? Os processos digitais costumam ser mais rápidos?
Rodrigo Barbosa: Em relação aos prazos, a diferença entre certidões digitais e físicas é notória. Quando se pede uma certidão no meio digital, ela é recebida em um único canal, que é a Central Nacional do Registro Civil. Dessa forma, o colaborador que trabalha na serventia pode empregar mais esforço nesse trabalho, verificando a solicitação e o conteúdo jurídico no livro, o que torna o processo mais rápido para o usuário. Não é necessário gastar tempo com e-mails, telefonemas ou WhatsApp; basta entrar na central de registro nacional e solicitar a certidão.
7. Como o cartório lida com casos de solicitações de certidões digitais em que há contestação ou questionamento sobre a autenticidade ou validade do documento?
Rodrigo Barbosa: Em relação aos questionamentos sobre a autenticidade de certidões digitais, isso raramente ocorre devido à legislação atual que prevê esses documentos. No entanto, se a parte tiver dúvidas, pode primeiramente examinar o documento verificando o código de hash, o selo eletrônico e o código QR code. Caso a dúvida persista, pode entrar em contato com o cartório que emitiu a certidão e solicitar o comprovante do pagamento e o recibo. Se persistirem dúvidas, ela pode entrar em contato com o cartório detentor do assento para confirmar a autenticidade da certidão emitida eletronicamente. No entanto, é importante ressaltar que tais casos são muito raros.
Assessoria de comunicação da Arpen/GO.
