Entenda as principais leis e normas que regem o funcionamento dos cartórios de registro civil, os desafios enfrentados e como a Arpen/GO colabora para garantir conformidade e eficiência nos serviços prestados
O funcionamento dos Cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais no Brasil é uma área fundamental para garantir a segurança e a eficiência dos registros extrajudiciais. Regulamentado por um conjunto de leis e normas, esse sistema é essencial para a organização civil do país. Entre as principais legislações que regem essa atividade estão a Constituição Federal de 1988, o Código Civil (Lei nº 10.406/2002), a Lei dos Registros Públicos (Lei nº 6.015/1973) e a Lei nº 8.935/1994, conhecida como Lei do Notário e Registrador. A Lei nº 13.484/2017 também trouxe importantes mudanças, ampliando os serviços prestados pelos cartórios a população, como a emissão de documentos pessoais, e estabelecendo novas regras para o registro civil.
Além dessas leis, os cartórios são orientados por códigos de normas específicos, como o Código Nacional de Normas – Foro Extrajudicial e o Código de Normas dos Cartórios, que, no caso de Goiás, é o Código de Normas e Procedimentos do Foro Extrajudicial da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Goiás. Os provimentos nacionais editados pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), como os Provimentos 159, 153, 146 e 141, também desempenham um papel crucial na atualização e regulamentação das práticas cartorárias, garantindo que os procedimentos acompanhem as evoluções tecnológicas e as necessidades da sociedade.
A adaptação dos cartórios às novas tecnologias é uma realidade que vem transformando o setor, facilitando o acesso aos serviços através de sistemas eletrônicos integrados e aumentando a transparência e a eficiência no atendimento ao público. A Arpen/GO desempenha um papel fundamental na representação e suporte dos registradores, promovendo a conformidade legal e regulatória, além de defender os interesses do setor junto a órgãos governamentais e legisladores. Essa evolução contínua busca não apenas modernizar os serviços prestados, mas também assegurar que todos os cidadãos tenham seus direitos devidamente protegidos e registrados.
Para entender melhor sobre o funcionamento dos cartórios de registro civil e sua importância para a sociedade, a Arpen/GO conversou com Maxlânia de Aquino Morais Ferreira, conselheira fiscal da instituição e titular de cartório com grande experiência na área.
Confira a entrevista na íntegra:
ARPEN/GO: Quais são as principais leis que regem o funcionamento dos cartórios de registro civil no Brasil?
Maxlânia de Aquino: No Brasil, o funcionamento dos Cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais é regido por um conjunto de leis e normas que definem suas atribuições e procedimentos do funcionamento extrajudicial. As principais leis e normas que regem nossa atividade registral são compostas por: Constituição Federal de 1988, Código Civil (Lei nº 10.406/2002), Lei dos Registros Públicos (Lei nº 6.015/1973), Lei nº 8.935/1994 (Lei do Notário e Registrador), Lei nº 13.484/2017, Código Nacional de Normas – Foro Extrajudicial e Código de Normas dos Cartórios (no nosso caso o Código de Normas e Procedimentos do Foro Extrajudicial da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Goiás), além dos Provimentos Nacionais editados pelo CNJ, por exemplo: Provimento 159 (Institui o Fundo para a Implementação e Custeio do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos – FIC-ONSERP, o Fundo para a Implementação e Custeio do Sistema Eletrônico do Registro Civil das Pessoas Naturais – FICRCPN), Provimento 153 (dispõe sobre o procedimento de alteração extrajudicial do nome perante o Registro Civil das Pessoas Naturais), Provimento 146 (Altera o Provimento nº 37, de 7 de julho de 2014, para esclarecer os limites do termo declaratório formalizado perante o Registro Civil das Pessoas Naturais e para exigir o registro de documento público estrangeiro), Provimento nº 141 (que alterou o Provimento nº 37, para atualizá-lo à luz da Lei nº 14.382/2022, para tratar do termo declaratório de reconhecimento e dissolução de união estável perante o registro civil das pessoas naturais e dispor sobre a alteração de regime de bens na união estável e a sua conversão extrajudicial em casamento), entre outros.
Essas leis e normativas são aplicadas em harmonia, garantindo segurança jurídica e eficiência no atendimento ao público.
ARPEN/GO: Como a Lei dos Registros Públicos (Lei nº 6.015/1973) impacta a rotina dos cartórios de registro civil?
Maxlânia de Aquino: A Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973 – Lei dos Registros Públicos, estabelece normas sobre os registros públicos em todo território nacional. Esta lei impacta diretamente a rotina dos Cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais, na medida em que define os procedimentos e as responsabilidades dos cartórios em relação aos registros de nascimentos, casamentos, óbitos, emancipações, interdições e outros atos civis, cumprindo o princípio da publicidade, permitindo o acesso a informações, sempre respeitando as limitações impostas pela legislação quanto à privacidade e proteção de dados pessoais.
Alguns dos principais impactos na rotina dos Cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais incluem os prazos dos registros, além da responsabilidade de manter e conservar o acervo dos registros de maneira “ad eternum” através dos livros físicos e acervos digitais, que resguardam a história de cada pessoa ali registrada, assegurando a emissão de certidões futuras. A Lei de Registros Públicos também possui parâmetros para corrigir eventuais erros nos registros.
Por fim, com a evolução dos sistemas eletrônicos, os cartórios têm procurado acompanhar as inovações tecnológicas, adotando o Sistema de Registro Eletrônico, facilitando o acesso e gestão dos registros.
ARPEN/GO: Pode nos explicar as principais mudanças trazidas pela Lei nº 13.484/2017 para os cartórios de registro civil?
Maxlânia de Aquino: Uma das principais mudanças trazidas foi a ampliação dos serviços prestados, que, por convênios e parcerias, poderão emitir RG, CPF e passaporte. Outra mudança trazida foi possibilitar que a mãe, nos termos do Artigo 52 da LRP, declare o nascimento da criança que, por norma, era tarefa exclusiva do pai, podendo ainda escolher a naturalidade da criança, optando por ser no local de residência da mãe ou no local de nascimento do menor. Como novidade, ficou estabelecido que qualquer dos genitores poderá impugnar o nome dado à criança pelo declarante no prazo de 15 dias (§4º, artigo 55). Caso haja consenso entre os genitores, será realizada a retificação administrativa do registro e, na hipótese de dissenso, a questão será remetida ao juiz competente para decisão. A lei trouxe mudanças também em relação à lavratura da certidão de óbito, que passou a ter como possibilidade de registro não apenas no local do falecimento, mas também o local do domicílio da pessoa falecida. Com o objetivo de desburocratizar e desjudicializar, as alterações nos Artigos 97 e 110 cuidaram de dispensar a manifestação do Ministério Público não apenas nas retificações administrativas, como também para toda e qualquer averbação, ressalvados os casos de suspeita de fraude ou má-fé. Definindo ainda os parâmetros para incidência de emolumentos ou isenção sobre o ato praticado, ficou claro as possibilidades de cobrança, inclusive para retificações administrativas.
ARPEN/GO: Como a regulamentação dos cartórios de registro civil evoluiu ao longo dos anos no Brasil?
Maxlânia de Aquino: No Brasil, os serviços de cartórios apresentam grande importância desde sempre, já eram algo recorrente desde o Brasil Colonial, onde os atos notariais e de registros se realizavam por meio de Ordenações do Reino. Com a independência do Brasil e a criação do Império, com a Lei de 1824, estabeleceu-se o registro civil obrigatório, introduzindo a necessidade de um sistema de registro formal para nascimento, casamento e óbito. Entre os períodos de 1874 até 1932, houve as primeiras reformas, resultando em um sistema de registro com padronização e centralização, além de criar um sistema de fiscalização, não esquecendo do advento do Código Civil de 1916, que introduziu normas detalhadas para os registros de nascimento, casamento e óbitos. A regulamentação dos cartórios de registro civil no Brasil passou por etapas de evolução ao longo dos anos, espelhando as mudanças na sociedade e na administração pública. Com o advento da Constituição Federal de 1988, os cartórios se consolidaram, onde seus atos passaram a ser tratados de maneira específica. No ano de 1994, a Lei dos Notários e Registradores, Lei 8.935, formalizou o cartório como instituição, com novas formas de comunicação, informatização, arquivamento, independência do notário e registrador, vindo daí a nomenclatura Serviço Notarial e Registral. Os cartórios estão em constante evolução, adotando tecnologias e métodos de atendimento para otimizar a prestação de serviços e aumentar a transparência. Essa evolução reflete a adaptação dos cartórios às necessidades sociais e tecnológicas, proporcionando um atendimento mais ágil e eficiente à população.
ARPEN/GO: Quais são os principais desafios enfrentados pelos cartórios de registro civil em termos de legislação e regulamentação?
Maxlânia de Aquino: Dentre os principais desafios enfrentados pelos cartórios estão a constante atualização das normas e legislações. As mudanças frequentes exigem que os cartórios estejam sempre atualizados, pois essas mudanças impactam diretamente as práticas diárias. Outro desafio é manter a segurança dos dados pessoais e garantir a proteção contra fraudes, principalmente com a migração para sistemas digitais. Os cartórios precisam implementar medidas eficazes de segurança e se adaptar às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além de se adequarem às tecnologias e sistemas que garantam a continuidade e eficiência dos serviços prestados, mesmo diante de imprevistos. Por fim, há o desafio de equilibrar a modernização com a tradição. A modernização dos sistemas eletrônicos é essencial, mas deve ser feita de maneira a respeitar e preservar a essência dos cartórios como instituições de confiança e tradição.
ARPEN/GO: Como a Arpen/GO atua para garantir que os cartórios de registro civil em Goiás estejam em conformidade com a legislação vigente?
Maxlânia de Aquino: A Arpen/GO possui um papel crucial na representação dos cartórios de registro civil em Goiás, agindo para garantir que estes estejam em conformidade com a legislação vigente. A Associação atua na orientação dos cartórios sobre as mudanças legais e regulamentares, fornecendo suporte técnico e jurídico para a correta aplicação das normas. Realiza treinamentos e eventos de capacitação para os registradores, funcionários e colaboradores, visando a atualização contínua sobre a legislação e melhores práticas. Além disso, a Arpen/GO promove a troca de experiências e boas práticas entre os cartórios, criando um ambiente de colaboração mútua para a melhoria dos serviços prestados. No âmbito político, a associação defende os interesses dos cartórios junto a órgãos governamentais e legisladores, buscando soluções que beneficiem a atividade registral e, consequentemente, a sociedade. Assim, a Arpen/GO contribui para a excelência na prestação de serviços dos cartórios de registro civil em Goiás.
ARPEN/GO: Como a digitalização e a modernização tecnológica estão impactando os cartórios de registro civil?
Maxlânia de Aquino: A digitalização e a modernização tecnológica têm transformado a maneira como os cartórios de registro civil operam. Essas inovações têm permitido maior eficiência e acessibilidade nos serviços prestados. Por meio de sistemas eletrônicos integrados, é possível realizar registros e emitir certidões de forma mais ágil e segura, reduzindo o tempo de espera para os usuários e minimizando a possibilidade de erros. Além disso, a digitalização facilita a conservação e o acesso ao acervo de registros, garantindo maior segurança e durabilidade dos documentos. Os sistemas eletrônicos permitem também a interligação entre os cartórios de diferentes regiões, promovendo a padronização de procedimentos e a uniformidade dos serviços prestados. No entanto, a implementação dessas tecnologias exige investimentos em infraestrutura e capacitação dos funcionários, além de cuidados com a proteção de dados pessoais e a segurança da informação. Apesar dos desafios, a digitalização representa um avanço significativo para os cartórios de registro civil, contribuindo para a modernização e a melhoria contínua dos serviços prestados à população.
ARPEN/GO: Quais medidas estão sendo tomadas para garantir a segurança dos dados nos cartórios?
Maxlânia de Aquino: Para garantir a segurança dos dados nos cartórios, diversas medidas estão sendo adotadas. Entre as principais ações, destaca-se a implementação de sistemas de segurança da informação que incluem criptografia de dados, controle de acesso restrito aos sistemas, autenticação em múltiplos fatores e backup periódico das informações. Além disso, os cartórios investem na capacitação dos colaboradores para que compreendam a importância da proteção de dados e sejam capazes de identificar e prevenir possíveis ameaças. A conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é outro aspecto fundamental, com a adoção de políticas e práticas que visam garantir a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos usuários dos serviços cartorários.
Paralelamente, há a busca por parcerias e colaborações com empresas especializadas em segurança cibernética, que auxiliam na implementação de soluções tecnológicas avançadas e na realização de auditorias e testes de segurança periódicos. Com essas medidas, os cartórios de registro civil buscam assegurar a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade dos dados, proporcionando maior confiança e segurança para os usuários dos serviços.
